Mag een accountantskantoor AI gebruiken met klantgegevens?

Geldt de AVG ook voor AI in de administratie?

Ja. De AVG geldt voor elke verwerking van persoonsgegevens. Het maakt niet uit of een medewerker of een AI-model de gegevens verwerkt. De AVG noemt AI niet apart. Wel geldt artikel 22 voor besluiten die alleen een systeem neemt, zonder menselijke tussenkomst, als die besluiten mensen in aanmerkelijke mate treffen. Bij het boeken van facturen speelt dat zelden. Bij het beoordelen van personeel of van kredietwaardigheid kan het wel spelen.

Een administratie bevat bijna altijd persoonsgegevens. Denk aan namen in bankmutaties, salarisgegevens en facturen van zzp'ers. Stuur je zulke gegevens naar een AI-model, dan verwerk je persoonsgegevens.

Is je kantoor verwerkingsverantwoordelijke of verwerker?

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt het doel en de middelen van een verwerking. Een verwerker verwerkt persoonsgegevens in opdracht van een ander. Welke rol je kantoor heeft, hangt af van de dienst. Bij een controleopdracht bepaalt je kantoor zelf doel en middelen. Dan is je kantoor verwerkingsverantwoordelijke. Voer je de boekhouding of loonadministratie uit in opdracht van de klant? Dan kan je kantoor verwerker zijn, en is de klant verwerkingsverantwoordelijke.

Bepaal de rol daarom per dienst. Die rol bepaalt welke regels in de rest van dit artikel voor je kantoor gelden.

Welke grondslag heb je nodig?

De AVG noemt zes grondslagen voor een verwerking. Voor de gegevens in een administratie zijn dat vaak een wettelijke verplichting, zoals de fiscale bewaarplicht, of het gerechtvaardigd belang. De grondslag 'uitvoering van een overeenkomst' geldt alleen voor de gegevens van je contractpartij zelf. Is je kantoor verwerker, dan moet de klant de grondslag hebben. Ga per verwerking na welke grondslag past.

Let ook op het doel. Je kreeg de klantgegevens om de administratie te voeren. AI die facturen boekt of bankmutaties afstemt, past bij dat doel. Wil je de klantgegevens voor een ander doel gebruiken, zoals een eigen AI-model trainen? Dan moet je toetsen of het nieuwe doel verenigbaar is met het oude doel (artikel 6 lid 4 AVG).

Is de AI-leverancier een verwerker?

Meestal wel. Een leverancier die klantgegevens verwerkt in opdracht van je kantoor, is een verwerker. De AVG verplicht je dan om een verwerkersovereenkomst te sluiten. Daarin staat onder meer:

• dat de leverancier de klantgegevens alleen verwerkt volgens jouw instructies;
• welke beveiliging de leverancier toepast;
• dat medewerkers van de leverancier geheimhouding hebben;
• welke subverwerkers de leverancier inschakelt, zoals de aanbieder van het AI-model;
• wat er met de klantgegevens gebeurt als de opdracht stopt.

Leg ook vast dat de leverancier de klantgegevens niet voor eigen doelen gebruikt. Training van AI-modellen op je klantgegevens is zo'n eigen doel. Een leverancier die dat doet, handelt niet meer alleen in jouw opdracht. Lees meer over deze vragen in Een AI-leverancier kiezen: 10 vragen voor je kantoor.

Is je kantoor zelf verwerker? Dan is de AI-leverancier een subverwerker. Je hebt dan vooraf schriftelijke toestemming van de klant nodig (artikel 28 lid 2 AVG). Kijk in je verwerkersovereenkomst met de klant of die toestemming er al is. Meld een nieuwe subverwerker op tijd, zodat de klant bezwaar kan maken.

Mag een AI-leverancier klantgegevens buiten de EU verwerken?

Verwerking buiten de EU heet in de AVG doorgifte naar een derde land. Dat mag alleen onder voorwaarden. De Europese Commissie kan besluiten dat een land een passend beschermingsniveau heeft. Voor de Verenigde Staten is er sinds juli 2023 zo'n besluit, het EU-VS Data Privacy Framework. Dat geldt alleen voor Amerikaanse bedrijven die zich hebben aangemeld. Zonder zo'n besluit heb je extra waarborgen nodig, zoals de standaardcontractbepalingen van de Commissie.

Gebruik je standaardcontractbepalingen? Beoordeel dan ook de wetgeving in het land van ontvangst. Vraag de leverancier waar hij de klantgegevens opslaat en waar het AI-model draait. Vraag ook vanuit welke landen medewerkers toegang hebben tot de klantgegevens. Kiest de leverancier voor verwerking binnen de EU, dan wordt dit vraagstuk veel kleiner. Toegang op afstand vanuit een land buiten de EU telt wel als doorgifte.

Hoeveel klantgegevens mag je naar een AI-model sturen?

Niet meer dan nodig is. Dat heet dataminimalisatie. Om een inkoopfactuur te boeken, heeft een AI-model het bedrag, de leverancier en de omschrijving nodig. Een burgerservicenummer of een privéadres heeft het AI-model niet nodig.

Voor het burgerservicenummer geldt een extra regel: je mag het alleen gebruiken als een wet dat toestaat (artikel 46 UAVG). Stuur het daarom niet naar een AI-model als dat niet nodig is.

Laat overbodige gegevens weg voordat de klantgegevens het AI-model in gaan. Spreek ook af hoe lang de leverancier invoer en uitvoer van het AI-model bewaart. Logbestanden met klantgegevens zijn ook persoonsgegevens.

Wanneer is een DPIA verplicht?

Een DPIA (data protection impact assessment) is verplicht als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico geeft voor betrokkenen. De Autoriteit Persoonsgegevens publiceert een lijst van verwerkingen waarvoor een DPIA altijd verplicht is. Daarnaast gelden criteria van de Europese privacytoezichthouders.

Voorbeelden van zulke criteria zijn het gebruik van nieuwe technologie, verwerking op grote schaal en gevoelige gegevens. Voldoet een verwerking aan twee of meer criteria, dan is een DPIA meestal nodig. AI op de administraties van veel klanten kan aan meerdere criteria voldoen. Doe de DPIA vóórdat de verwerking start.

Wat betekent de AI-verordening voor je kantoor?

De AI-verordening (EU AI Act) geldt naast de AVG. Een gebruiksverantwoordelijke is een organisatie die een AI-systeem onder eigen verantwoordelijkheid gebruikt. Een kantoor dat AI inzet, is dus een gebruiksverantwoordelijke. De regels gaan in fasen in:

De AI-omnibus heeft de verordening in juli 2026 gewijzigd. Daardoor gelden de eisen voor hoog-risicosystemen later. De plicht voor AI-geletterdheid is milder geworden, maar blijft gelden voor elk kantoor dat AI inzet. Zorg dus dat je medewerkers weten wat de AI doet en waar de grenzen liggen. Gebruik je een chatbot richting klanten? Dan moet de klant weten dat hij met AI praat.

AI die facturen boekt of bankmutaties afstemt, staat niet in de lijst van hoog-risicotoepassingen. Let wel op AI die mensen beoordeelt. Werving, beoordeling van werknemers en kredietwaardigheid van natuurlijke personen staan wel in de lijst. Meer uitleg staat bij de Europese Commissie.

Hoe zit het met de geheimhoudingsplicht?

De AVG beschermt alleen persoonsgegevens. De geheimhoudingsplicht gaat verder. Ook de omzet van een bv is vertrouwelijk, al is het geen persoonsgegeven.

Voor accountants bij de NBA staat de geheimhoudingsplicht in de beroepsregels (VGBA). Die regels vragen ook maatregelen, zodat anderen die werk voor de accountant doen de geheimhouding respecteren. Een AI-leverancier valt daar ook onder. Neem daarom een geheimhoudingsclausule op in het contract met de leverancier.

Ben je geen lid van de NBA? Dan volgt de geheimhouding uit je opdrachtbevestiging en je algemene voorwaarden. Ben je lid van een andere beroepsorganisatie, zoals de NOAB? Controleer dan ook de gedragsregels van die organisatie. Controleer altijd wat je met je klanten hebt afgesproken over geheimhouding en uitbesteding.

Hoe zet je AI veilig in op klantgegevens?

Dit artikel is geen juridisch advies. Laat je situatie beoordelen door een privacyjurist of je functionaris gegevensbescherming voordat je een AI-toepassing in gebruik neemt.

1. Bepaal per dienst of je kantoor verwerker of verwerkingsverantwoordelijke is.
2. Beschrijf welke klantgegevens de AI verwerkt en waarvoor.
3. Stel per verwerking vast welke grondslag geldt.
4. Sluit een verwerkersovereenkomst met de AI-leverancier.
5. Vraag toestemming van de klant als de AI-leverancier een subverwerker is.
6. Vraag een lijst van subverwerkers, met de landen waar zij de klantgegevens verwerken.
7. Leg vast op welke basis klantgegevens de EU verlaten, als dat gebeurt.
8. Leg vast dat de leverancier geen AI-modellen traint op de klantgegevens.
9. Stuur alleen de klantgegevens naar het AI-model die nodig zijn.
10. Spreek bewaartermijnen af voor invoer, uitvoer en logbestanden.
11. Toets of een DPIA nodig is.
12. Voer de DPIA uit voordat de verwerking start.
13. Neem de AI-toepassing op in je verwerkingsregister.
14. Laat een medewerker afwijkingen en twijfelgevallen controleren.
15. Zorg dat elke stap van de AI herleidbaar is.
16. Train je medewerkers in het werken met AI.
17. Werk je privacyverklaring en je interne AI-beleid bij.

Wil je eerst weten welke taken in aanmerking komen voor AI? Lees dan Wat kun je automatiseren op een administratiekantoor?

Hoe helpt Cornerstone hierbij?

We bouwen automatiseringen voor administratie- en accountantskantoren. Bij elke opdracht sluiten we standaard een verwerkersovereenkomst. Klantgegevens blijven in de EU. We trainen geen AI-modellen op je klantgegevens. Een audit trail laat zien wat de software deed. We werken volledig automatisch waar het kan, met een mens erbij waar het moet. Lees de details op Privacy en AVG bij AI-automatisering.