Cornerstone
Kort antwoord: Inkoopfacturen automatisch verwerken kan op drie manieren: scan en herken (OCR), AI-herkenning en e-facturen via Peppol. Scan en herken leest de tekst van een pdf of scan en zoekt daarin de factuurgegevens. AI-herkenning leest de factuur ook en stelt daarnaast de codering voor, zoals grootboekrekening en btw-code. Een e-factuur via Peppol komt al als gestructureerde data binnen, dus herkenning is niet nodig. Peppol lost alleen het lezen op, niet het coderen. Bij elke manier blijft controle nodig. In de praktijk heeft een kantoor vaak alle drie nodig, omdat niet elke leverancier op dezelfde manier factureert.
Welke stappen heeft het verwerken van een inkoopfactuur?
Een inkoopfactuur komt binnen op papier, als pdf per mail of als e-factuur. De vorm verschilt, maar de stappen zijn steeds dezelfde:
- Ontvangen: de factuur komt binnen in een mailbox, een portaal of via Peppol.
- Lezen: de software of een medewerker haalt leverancier, factuurnummer, datum, bedragen en btw uit de factuur.
- Coderen: de factuur krijgt een grootboekrekening, een btw-code en zo nodig een kostenplaats.
- Controleren: de software of een medewerker controleert bedragen, dubbele facturen en afwijkingen.
- Boeken: de factuur komt als boeking in het boekhoudpakket.
De drie manieren in dit artikel verschillen vooral in stap 2 en stap 3. De andere stappen heb je bij elke manier nodig.
Hoe werkt scan en herken?
Scan en herken gebruikt OCR (optical character recognition). OCR zet een afbeelding of pdf om in tekst. De software zoekt daarna in die tekst naar de velden van de factuur. Veel software gebruikt daarvoor vaste posities of wat het eerder bij dezelfde leverancier zag.
Bij een bekende leverancier met een vaste opmaak werkt dat goed. Bij een nieuwe leverancier, een andere opmaak of een slechte scan moet een medewerker de velden vaker controleren. Een leesfout, zoals een 8 die de software als 3 leest, vind je pas bij de controle. Scan en herken gaat vooral over stap 2. De codering is vaak een vaste regel per leverancier. Sommige software leert die regel van eerdere boekingen.
Wat doet AI-herkenning anders?
AI-herkenning gebruikt een model dat de factuur als geheel leest. Het heeft geen vaste posities per leverancier nodig. Daardoor kan het ook een onbekende opmaak lezen. Het kan wel fouten maken. Een model kan soms een waarde invullen die niet op de factuur staat, maar die wel logisch lijkt. Zo'n fout valt minder op dan een leesfout van OCR.
Laat de software daarom altijd rekenen. Controleer of de factuurregels optellen tot het totaal en of de btw klopt met het tarief. Vergelijk ook het btw-nummer en het IBAN met de vaste gegevens van de leverancier.
Het grootste verschil zit in stap 3. AI kijkt naar eerdere boekingen bij dezelfde leverancier en in dezelfde administratie. Op basis daarvan stelt de software een grootboekrekening, kostenplaats en btw-code voor. Een goed systeem geeft bij elk voorstel aan hoe zeker het is. Boven een vaste zekerheidsgrens boekt de software automatisch. Onder die zekerheidsgrens gaat de factuur naar een medewerker.
AI met klantgegevens vraagt om duidelijke afspraken over opslag en verwerking. Lees daarover meer in Mag een accountantskantoor AI gebruiken met klantgegevens?
Wat is een e-factuur via Peppol?
Peppol is een infrastructuur en een afsprakenstelsel voor het elektronisch uitwisselen van zakelijke documenten, zoals facturen en orders. De Nederlandse Peppolautoriteit heeft de regie over Peppol in Nederland. Peppol is zelf geen portaal. Je sluit aan via je boekhoudpakket of via een erkende serviceprovider.
Een e-factuur via Peppol is een XML-bestand in UBL-formaat. In Nederland gelden Peppol BIS Billing 3.0 en SI-UBL 2.0 als standaard voor het document. Elk gegeven staat op een vaste plek: leverancier, btw-nummer, factuurregels, btw-tarief en bedragen. Daarom is herkenning niet nodig. Volgens RVO is bij een e-factuur de XML het officiële factuurbestand, niet de pdf. Een pdf per mail is dus geen e-factuur in deze zin.
Bewaar daarom de XML, en niet alleen een pdf-weergave. Een leverancier kan pas via Peppol sturen als je klant als ontvanger in Peppol geregistreerd staat. Die registratie loopt via het boekhoudpakket of de serviceprovider. Controleer per administratie of de registratie als ontvanger actief is.
Meer over Peppol en de regels lees je in E-facturatie en Peppol: wat betekent het voor administratiekantoren?
Wat zijn de verschillen tussen de drie manieren?
| Kenmerk | Scan en herken | AI-herkenning | E-factuur via Peppol |
|---|---|---|---|
| Invoer | Papier, pdf of foto | Pdf, foto of tekst in een mail | XML-bestand (UBL) |
| Gegevens lezen | Tekstherkenning, vaak met vaste posities per leverancier | Model leest de hele factuur, ook bij een onbekende opmaak | Niet nodig: de gegevens zijn al gestructureerd |
| Risico op leesfouten | Ja, vooral bij slechte scans en nieuwe opmaak | Ja, het model kan fouten maken | Nee, wel fouten die de afzender zelf maakt |
| Coderen | Vaste regel per leverancier, soms geleerd van eerdere boekingen | Voorstel op basis van eerdere boekingen | Meestal niet in de factuur, blijft een aparte stap. Een orderreferentie of boekingsreferentie kan helpen. |
| Wat de leverancier moet doen | Niets | Niets | E-facturen via Peppol sturen |
Peppol lost het lezen op, maar niet het coderen. AI helpt bij het coderen, maar kan leesfouten niet helemaal voorkomen.
Gaan scan en herken, AI en Peppol samen?
Ja. Je hoeft niet één manier te kiezen. Een administratiekantoor ontvangt facturen van veel leveranciers. Sommige leveranciers sturen e-facturen, veel sturen een pdf, en een paar sturen nog papier. Elke vorm heeft de beste route nodig.
Een praktische inrichting ziet er zo uit. E-facturen via Peppol gaan direct naar de codering. Pdf's en scans gaan eerst door scan en herken of AI-herkenning. Daarna krijgen alle facturen dezelfde codering, dezelfde controles en dezelfde boeking in het boekhoudpakket, zoals Exact Online, Twinfield, Yuki, AFAS of Moneybird.
Gebruik je al software voor factuurverwerking, zoals Zenvoices of Lyanthe? Dan blijft die software de basis. De automatisering komt erbij, in de stappen ervoor en erna.
Sinds 2019 moeten Nederlandse overheden e-facturen kunnen ontvangen. Het Europese pakket VAT in the Digital Age (ViDA) geldt sinds 14 april 2025. Lidstaten mogen sindsdien onder voorwaarden binnenlandse e-facturatie verplicht stellen. Vanaf 1 juli 2030 gelden digitale rapportage-eisen voor grensoverschrijdende B2B-transacties. Toch blijven pdf's en papier de komende jaren binnenkomen.
Welk handwerk blijft er over?
Ook met de beste herkenning blijft er werk over. Dat werk zit vooral in de beoordeling, niet in het overtypen:
- Codering: geen factuur zegt op welke grootboekrekening of kostenplaats de kosten horen. Dat hangt af van de klant en zijn administratie.
- Btw: sommige gevallen vragen om een beoordeling. Denk aan verlegde btw, kosten met gemengd gebruik en btw die je niet of deels aftrekt.
- Factuureisen: een factuur zonder btw-nummer van de leverancier, op een verkeerde naam of zonder datum geeft risico voor de btw-aftrek. Laat de software deze gegevens controleren en stuur een factuur met een tekort naar een medewerker.
- Afwijkingen: een dubbele factuur, een creditnota, een afwijkend bedrag of een onbekende leverancier.
- Vragen aan de klant: een factuur die privé lijkt of niet bij deze administratie hoort.
Let op: een ander IBAN op de factuur van een bekende leverancier kan op fraude wijzen. Laat een medewerker zo'n factuur altijd controleren voordat jij of je klant betaalt.
Het doel is niet nul handwerk. Het doel is volledig automatisch waar het kan, een mens erbij waar het moet. Je medewerker ziet dan alleen de facturen die aandacht nodig hebben, met de reden erbij.
Hoe kies je een aanpak voor je kantoor?
Begin bij je eigen facturen, niet bij de software. Doe het in deze volgorde:
- Tel per vorm hoeveel facturen binnenkomen: e-factuur, pdf of papier.
- Zoek uit welke grote leveranciers al e-facturen via Peppol kunnen sturen.
- Bepaal welke codering vast is per leverancier en welke per factuur verschilt.
- Leg vast welke afwijkingen altijd naar een medewerker gaan.
- Test op je eigen administraties en meet welk deel volledig automatisch gaat.
Ga je in gesprek met een aanbieder van AI-software? Gebruik dan de vragen uit Een AI-leverancier kiezen: 10 vragen voor je kantoor. Wil je eerst breder kijken wat er op je kantoor te automatiseren valt? Lees dan Wat kun je automatiseren op een administratiekantoor?
Hoe helpt Cornerstone hierbij?
We automatiseren de hele stroom van inkoopfacturen: ophalen uit de mailbox, herkennen, coderen, controleren en boeken in je boekhoudpakket. Gebruik je al scan en herken, dan bouwen we daarop verder. E-facturen via Peppol verwerken we direct, zonder herkenning. De data blijft in de EU, en we trainen geen AI-modellen op klantdata. Een audit trail toont per boeking de reden en de bron. Lees meer over factuurverwerking automatiseren.