Cornerstone
Kort antwoord: Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat dat software automatisch kan verwerken. Een pdf is geen e-factuur. Peppol is een internationaal netwerk om e-facturen veilig uit te wisselen. Voor leveranciers van de Rijksoverheid is de e-factuur al verplicht.
Vanaf 1 juli 2030 is de e-factuur verplicht voor grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven in de EU. Die regel staat al in Europese wetgeving (ViDA). Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 ook binnen Nederland verplicht maken. Per 1 juli 2031 volgt dan een digitale rapportage aan de Belastingdienst. Deze binnenlandse plannen zijn nog geen wet. Voor een administratiekantoor verandert vooral de verwerking van inkoopfacturen en het advies aan klanten over hun eigen facturen.
Stand van zaken: we hebben de feiten op 16 oktober 2026 gecontroleerd bij de Rijksoverheid, het Ondernemersplein, Logius, de Europese Commissie en de FOD Financiën. De plannen kunnen nog veranderen.
Wat is een e-factuur, en wat is Peppol?
Een e-factuur is een factuur in een standaard digitaal formaat. Software kan de gegevens daarin lezen zonder herkenning. Denk aan de leverancier, de factuurregels, de bedragen en de btw. Het Ondernemersplein van de overheid is duidelijk: een pdf is geen e-factuur. Een pdf is bedoeld voor mensen. Software moet de gegevens eerst herkennen, ook als je de pdf per mail stuurt.
In Europa is EN 16931 de norm voor de inhoud van een e-factuur. Die norm geldt al voor facturen aan overheden. Volgens de Europese Commissie komt de norm uit richtlijn 2014/55/EU.
Peppol is een internationaal netwerk met afspraken om e-facturen en andere zakelijke documenten veilig uit te wisselen. De Rijksoverheid gebruikt Peppol al. Een e-factuur hoeft niet via Peppol te gaan. Een gestructureerd bestand per mail is ook een e-factuur. Peppol zorgt wel voor een vaste route en een vast formaat op basis van EN 16931.
Een bedrijf sluit meestal niet zelf aan op Peppol. Het boekhoudpakket koppelt aan Peppol via een serviceprovider. Voor de gebruiker gebeurt dat meestal op de achtergrond.
Is e-facturatie nu al verplicht?
Ja, maar alleen voor facturen aan de overheid. Sinds 1 januari 2017 is de e-factuur verplicht bij nieuwe inkoopcontracten met de Rijksoverheid, zo meldt Logius. Volgens het Ondernemersplein moet een leverancier van de Rijksoverheid nu een e-factuur sturen. Ook gemeenten, provincies en waterschappen vragen soms een e-factuur.
Tussen bedrijven onderling is e-facturatie in Nederland nog niet verplicht. Een pdf per mail is daar op dit moment nog een geldige manier om te factureren. Dat verandert als de plannen van de EU en het kabinet doorgaan.
Wat regelt de EU met ViDA?
ViDA staat voor VAT in the Digital Age, in het Nederlands "btw in het digitale tijdperk". Het is een pakket Europese btw-regels. De Raad van de EU heeft het pakket op 11 maart 2025 aangenomen. De kern staat in richtlijn (EU) 2025/516, zo meldt de Europese Commissie.
Voor e-facturatie zijn twee delen belangrijk. Ten eerste geldt vanaf 1 juli 2030 een digitale rapportage per transactie voor intracommunautaire leveringen en voor diensten met verlegde btw aan bedrijven in een ander EU-land. De factuur bij zo'n transactie moet dan een e-factuur zijn. Je moet die e-factuur uiterlijk 10 dagen na de levering of dienst uitreiken. De digitale rapportage vervangt dan de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP-opgaaf). Ten tweede mag een lidstaat e-facturatie nu onder voorwaarden ook verplicht maken voor binnenlandse transacties.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht voor bedrijven?
Op 11 september 2026 maakte het kabinet zijn keuze bekend in een nieuwsbericht van de Rijksoverheid en een Kamerbrief. Het kabinet wil de regels ook op binnenlandse transacties toepassen. Het noemt Frankrijk, Duitsland, België, Polen en Italië als landen die dat ook doen. In België is e-facturatie tussen bedrijven al sinds 1 januari 2026 verplicht, volgens de FOD Financiën. Heeft een klant Belgische afnemers, dan kunnen die nu al om een e-factuur vragen. Voor een Nederlandse leverancier is dat geen wettelijke plicht, maar wel een wens van de klant. De tabel zet de data op een rij.
| Datum | Wat | Status |
|---|---|---|
| Sinds 1 januari 2017 | E-factuur bij nieuwe inkoopcontracten met de Rijksoverheid | Geldt al |
| Sinds 14 april 2025 | Lidstaten mogen binnenlandse e-facturatie onder voorwaarden verplicht maken | Geldt al (ViDA) |
| Sinds 1 januari 2026 | E-factuur verplicht tussen Belgische bedrijven | Geldt al (België) |
| 1 juli 2030 | E-factuur en digitale rapportage voor grensoverschrijdende transacties tussen bedrijven in de EU | Europese regel (ViDA) |
| 1 juli 2030 | E-factuur verplicht voor binnenlandse transacties tussen bedrijven | Plan van het kabinet |
| 1 juli 2031 | Digitale rapportage van binnenlandse transacties aan de Belastingdienst | Plan van het kabinet |
Het kabinet noemt in het nieuwsbericht nog geen verplicht netwerk of formaat. Het kabinet onderzoekt nog hoe bedrijven de gegevens veilig uitwisselen. Peppol ligt voor de hand, omdat de overheid het al gebruikt. Het kabinet heeft Peppol nog niet gekozen.
Wat betekent e-facturatie voor een administratiekantoor?
Een administratiekantoor merkt de verandering aan twee kanten. Aan de inkoopkant verandert de manier waarop facturen binnenkomen. Aan de verkoopkant moeten klanten hun eigen facturen anders gaan maken. Volgens het plan van het kabinet komt in 2031 ook de digitale rapportage aan de Belastingdienst.
Inkoopfacturen: meer gestructureerde gegevens
Een e-factuur bevat de factuurgegevens al in gestructureerde vorm. Herkenning is dan niet meer nodig. Het werk verschuift naar coderen en controleren: welk grootboek, welke kostenplaats, klopt de btw? Tot 2030 komen pdf's, scans en e-facturen naast elkaar binnen. Ook daarna blijven sommige facturen een pdf, bijvoorbeeld van leveranciers buiten de EU of van leveranciers in de kleineondernemersregeling. Je verwerking moet dus alle soorten aankunnen.
Let op drie dingen. Een e-factuur heeft vaak een pdf als bijlage. De gestructureerde gegevens tellen, niet de pdf. Een leverancier stuurt soms dezelfde factuur via Peppol en ook per mail. Controleer dus op dubbele facturen. Ook vult niet elke leverancier alle velden even goed in.
Verkoopfacturen van je klanten
Sommige klanten maken hun facturen nog in Excel of een tekstverwerker en mailen een pdf. Na de invoering moeten die klanten een e-factuur kunnen versturen. Dat lukt alleen met een boekhoudpakket dat e-facturen kan maken. Klanten zullen jou als kantoor om advies vragen. Ook moeten ze e-facturen kunnen ontvangen. Hoe het kabinet dat precies regelt, staat straks in het wetsvoorstel.
Digitale rapportage aan de Belastingdienst
Bij de digitale rapportage krijgt de Belastingdienst per transactie gegevens. Hoe de digitale rapportage technisch werkt, is nog niet bekend. Wel is duidelijk dat de gegevens op de factuur meer gewicht krijgen. Een fout in een btw-nummer of een btw-tarief valt dan eerder op. De kwaliteit van stamgegevens wordt dus belangrijker, bij je klanten en in je eigen verwerking.
Wat kun je nu al doen?
De verplichting voor bedrijven start pas in 2030. Toch kun je nu al stappen zetten. Begin bij de klanten met de meeste facturen.
- Breng per klant in kaart hoe facturen binnenkomen en uitgaan.
- Vraag per boekhoudpakket na of het e-facturen kan versturen en ontvangen.
- Controleer of elke klant op Peppol bereikbaar is als ontvanger.
- Leg per klant vast met welk nummer die op Peppol staat, bijvoorbeeld het KVK-nummer.
- Maak een lijst van klanten die met Excel of een tekstverwerker factureren.
- Bespreek met die klanten de overstap naar een boekhoudpakket dat e-facturen maakt.
- Richt je eigen verwerking in voor e-facturen naast pdf's en scans.
- Ruim de stamgegevens op, zoals leveranciers en btw-nummers.
- Bewaar de e-factuur zelf (het XML-bestand), niet alleen de pdf-weergave. De fiscale bewaarplicht van zeven jaar geldt ook voor e-facturen.
- Volg het wetsvoorstel en pas je plan aan als de details bekend zijn.
Je verwerking hoeft een e-factuur niet te herkennen. Elke e-factuur die nu al binnenkomt, scheelt dus werk. Lees meer over de keuze tussen de verwerkingsroutes in Inkoopfacturen verwerken: scan en herken, AI of Peppol? Een breder overzicht staat in Wat kun je automatiseren op een administratiekantoor?
Hoe helpt Cornerstone hierbij?
We automatiseren de verwerking van inkoopfacturen voor administratie- en accountantskantoren. E-facturen via Peppol bevatten al gestructureerde gegevens. Die verwerken we direct, zonder herkenning. Pdf's en scans verwerken we in dezelfde stroom, ook samen met scan en herken zoals Zenvoices of Lyanthe. De boeking komt in Exact Online, Twinfield, Yuki, AFAS of Moneybird.
Volledig automatisch waar het kan, een mens erbij waar het moet. Lees meer op factuurverwerking automatiseren. Een kennismaking is gratis.