Cornerstone
Kort antwoord: Bankmutaties komen in Twinfield binnen via een bankkoppeling of een geïmporteerd bankafschrift. Twinfield stelt daarna zelf een toewijzing aan een openstaande post voor. Terugkerende mutaties zonder factuur, zoals bankkosten, verwerk je met bankboekingsinstructies. Mutaties zonder duidelijke match blijven staan voor een medewerker. AI kan die rest verder verwerken: het leest de omschrijving, zoekt combinaties van openstaande posten en legt twijfelgevallen met een reden voor. Een foute aflettering draai je terug met Aflettering(en) terugdraaien, via het rapport Afletteroverzicht of het blauwe slotje in de boeking.
Hoe komen bankmutaties in Twinfield binnen?
Afletteren begint bij complete en tijdige bankmutaties. In Twinfield zijn er drie routes om bankafschriften binnen te halen. De route bepaalt hoe actueel je administratie is en hoeveel handwerk het inlezen kost.
| Route | Hoe het werkt | Let op |
|---|---|---|
| Bankkoppeling | De bank levert de bankmutaties automatisch aan Twinfield. Je hoeft niets te downloaden of in te lezen. | Bij een PSD2-koppeling verloopt de toestemming na maximaal 180 dagen. Dat volgt uit een Europese regel. De rekeninghouder, meestal je klant, keurt de verlenging goed bij de bank. |
| Bestand importeren | Je downloadt het bankafschrift uit de bankomgeving en leest het in, bijvoorbeeld als CAMT.053 of MT940. | Dit is handwerk. Een vergeten import geeft een gat in de bankmutaties. |
| Via de API | Software stuurt elektronische bankafschriften naar Twinfield via de officiële API. | Een afschrift is na het aanmaken niet meer te wijzigen. Een fout herstel je met een correctieboeking. Standaard weigert Twinfield een afschrift dat er al in staat (API-documentatie). |
Voor een kantoor met veel klantadministraties is de bankkoppeling meestal de basis. Controleer wel per administratie of de koppeling nog actief is. Een verlopen toestemming valt pas op als de bankmutaties ontbreken.
Hoe lettert Twinfield bankmutaties af?
Dit artikel gaat uit van de nieuwe bankenmodule van Twinfield. Twinfield faseert de classic bankenmodule uit. Twinfield heeft een functie voor automatische toewijzing. Twinfield stelt per bankmutatie een toewijzing aan een openstaande post voor. Is het IBAN van de tegenpartij bekend, dan wijst Twinfield de betaling alvast toe aan de juiste relatie. Twinfield zet de overige mutaties in een aparte lijst met mutaties die aandacht vragen.
Betaalt een klant meerdere facturen in één keer, dan open je de factuurzoeker. Daarin selecteer je de facturen die bij de betaling horen. Zo letter je een verzamelbetaling af zonder factuurnummers over te nemen.
Voor posten die niet direct aan een betaling hangen, gebruik je de functie Afletteren. Denk aan creditnota's, kleine verschillen en het opschonen van oude openstaande posten. Een klein verschil boek je af op een afboekingsrekening. Met de knop Aut. selecteren kies je met filters welke posten bij elkaar horen. Let op: Aut. selecteren vindt bij bedrag alleen gelijke bedragen en herkent geen klein verschil. Een fout afgeletterde post kun je terugdraaien.
Voor terugkerende mutaties zonder factuur gebruik je bankboekingsinstructies. Denk aan bankkosten, huur of een vaste incasso. Een instructie boekt zo'n mutatie op een vaste grootboekrekening. Twinfield stelt zelf instructies voor en toont hoe vaak een instructie werkte.
Hoe richt je de verwerking per administratie in?
Een vaste volgorde voorkomt dat bankmutaties blijven liggen. De stappen hieronder gelden per klantadministratie.
Controleer eerst of de bankkoppeling actief is. Zonder complete bankmutaties klopt geen enkele aflettering.
- Controleer of de bankkoppeling actief is en of de toestemming nog geldig is.
- Vraag de klant op tijd om de toestemming te verlengen.
- Vergelijk het eindsaldo in Twinfield met het saldo bij de bank.
- Controleer de toewijzingen die Twinfield voorstelt en keur ze goed.
- Verwerk de verzamelbetalingen met de factuurzoeker.
- Werk de lijst met mutaties die aandacht vragen af.
- Letter de resterende posten af met de functie Afletteren.
- Vergelijk het eindsaldo opnieuw met de bank en maak de bankboekingen definitief.
Het IBAN van de tegenpartij is de belangrijkste sleutel voor de automatische toewijzing. Leg daarom bij elke debiteur en crediteur het juiste IBAN vast. Dat kost één keer tijd en verhoogt daarna het aantal mutaties dat direct goed gaat.
Waar loopt het afletteren in de praktijk vast?
De automatische toewijzing werkt goed voor vaste patronen. Een kantoor ziet in de praktijk steeds dezelfde uitzonderingen terugkomen.
- Een gat in de bankmutaties. Een verlopen toestemming of een vergeten import geeft ontbrekende dagen. Het saldo klopt dan niet meer met de bank.
- Geen factuurnummer in de omschrijving. De klant betaalt met een eigen omschrijving of zonder kenmerk. De software moet dan raden welke post bedoeld is.
- Afwijkende bedragen. Een deelbetaling, een betalingskorting of bankkosten maken het bedrag net anders dan de factuur.
- Eén IBAN voor meerdere relaties. Betaalt een tussenpartij namens meerdere klanten, dan wijst het IBAN niet naar één relatie.
- Een dubbel afschrift. Lees je een bestand in terwijl de bankkoppeling al loopt, dan staan mutaties er twee keer in. Het saldo wijkt dan af van de bank. Kies per bankrekening één route.
- Een foute aflettering. Een betaling staat op de verkeerde factuur. De klant krijgt dan een onterechte herinnering. Draai de aflettering terug en letter opnieuw af. Lees hoe je afletteren ongedaan maakt in Twinfield.
- Een lange lijst in veel administraties. Per administratie blijft een rest liggen. Over tientallen administraties samen kost die rest elke maand veel tijd.
Een lange lijst in veel administraties is typisch voor accountantskantoren. Twinfield werkt per administratie. Het overzicht over alle klantadministraties heen moet je dus zelf organiseren.
Hoe maak je afletteren ongedaan in Twinfield?
Staat een betaling op de verkeerde factuur, dan draai je de aflettering terug. Twinfield noemt die functie Aflettering(en) terugdraaien. Ook een definitieve boeking kun je zo herstellen. Na het terugdraaien zijn de posten weer beschikbaar om af te letteren. Er zijn twee routes: via het rapport Afletteroverzicht of vanuit de boeking zelf.
Let op: terugdraaien verandert alleen de aflettering. De betaling blijft bij dezelfde relatie staan. Staat de betaling bij de verkeerde relatie, dan corrigeer je ook de boeking zelf.
Via het rapport Afletteroverzicht werk je zo:
- Open Rapporten > Rapporten en kies in de categorie Grootboek het rapport Afletteroverzicht. Je vindt het ook via de zoekbalk.
- Kies de aflettersoort: Debiteur, Crediteur of Uit te zoeken postenrekening.
- Zoek de transactieregels op die je wilt terugdraaien.
- Klik op het bedrag in de kolom Factuurbedrag. Er verschijnt een actiemenu.
Controleer eerst of je de juiste regels hebt gekozen.
- Kies Aflettering(en) terugdraaien in het actiemenu.
- Bevestig met OK.
Vanuit de boeking zelf werk je zo. Bij deze route maakt de status van de boeking niet uit: concept of definitief.
- Open Rapporten > Rapporten en kies Debiteuren of Crediteuren.
- Open de debiteurenkaart of de crediteurenkaart.
- Klik op de boeking. De boeking opent in een nieuw venster.
- Klik achter het factuurnummer op het blauwe slotje. De afletterstatus verandert dan van Afgeletterd naar Beschikbaar.
- Wijs de regel zo nodig opnieuw toe met de factuurzoeker.
- Klik bij een conceptboeking daarna op [Concept] opslaan.
Letter de posten direct opnieuw af. Anders staat de factuur nog open als je herinneringen verstuurt.
Een aflettering tussen posten in hetzelfde dagboek zie je niet in de factuurzoeker. Dat geldt ook voor een aflettering op een afletterbare grootboekrekening. Zo'n aflettering draai je alleen terug via het rapport Afletteroverzicht (Twinfield-handleiding). Software kan een aflettering ook terugdraaien via de API van Twinfield (API-documentatie).
Wat voegt AI toe aan de standaardfuncties van Twinfield?
AI vervangt de automatische toewijzing van Twinfield niet. AI pakt de mutaties op die na die toewijzing in de lijst met mutaties die aandacht vragen blijven staan. Daar zitten juist de gevallen die een vaste regel niet herkent.
- Vrije omschrijvingen lezen. AI herkent een factuurnummer met een tikfout of een projectnaam in de omschrijving.
- Combinaties zoeken. AI zoekt welke openstaande posten samen het betaalde bedrag vormen, ook met een klein verschil.
- Aanvullen waar instructies stoppen. Een bankboekingsinstructie werkt op een vast patroon. AI doet een voorstel voor grootboek en btw als de omschrijving of het bedrag net afwijkt.
- Over alle administraties draaien. De verwerking loopt over alle administraties die je kiest, niet per administratie apart.
Het principe is: volledig automatisch waar het kan, een mens erbij waar het moet. Is de match duidelijk, dan lettert de software de mutatie af in Twinfield. Twijfelt de software, dan krijgt je medewerker een voorstel met de reden erbij. Elke stap komt in een audit trail, zodat je achteraf ziet wat de software deed en waarom.
Een typisch voorbeeld: een klant betaalt drie facturen in één bedrag, met alleen de klantnaam in de omschrijving. Er is ook een betalingskorting van een paar euro. De automatische toewijzing herkent dit niet. AI vindt de drie facturen, ziet het verschil en legt het voorstel met de afboeking voor aan de medewerker.
Werkt dit anders dan in Exact Online?
Het principe is in beide pakketten gelijk: bankmutaties binnenhalen, automatisch toewijzen en de rest handmatig afletteren. De functies, de namen en de instellingen verschillen per pakket. Werk je ook met Exact Online, lees dan bankmutaties afletteren in Exact Online. Voor een breder beeld van wat je op een kantoor kunt automatiseren, lees wat je kunt automatiseren op een administratiekantoor.
Hoe helpt Cornerstone hierbij?
We bouwen verder op Twinfield en koppelen via de officiële API. Je team blijft werken zoals het gewend is. De software pakt de restpost van het afletteren op, over alle klantadministraties die je kiest. Klantdata blijft in de EU en we trainen geen AI-modellen op klantdata. Een verwerkersovereenkomst is standaard. Lees meer over Twinfield automatiseren, of plan een gratis kennismaking.