Cornerstone
Kort antwoord: Je automatiseert Twinfield-boekhouding in twee lagen: eerst de standaardfuncties van Twinfield, daarna extra software voor wat overblijft. Twinfield doet zelf al veel: bankkoppeling, automatische toewijzing, bankboekingsinstructies, afschrijvingen in de module Vaste Activa en boekingen bij de jaarafsluiting. Twinfield maakt ook de btw-aangifte.
Twinfield geeft per administratie veel overzicht, maar geen vaste set controles over al je administraties samen. Twinfield beoordeelt ook de uitzonderingen niet. Daar helpt extra software, soms met AI: bij de restpost van het afletteren, het coderen van inkoopfacturen en vaste controles. Een medewerker blijft nodig voor de beoordeling en het contact met de klant.
Welke taken in Twinfield kosten een kantoor de meeste tijd?
Een administratiekantoor werkt in Twinfield niet in één administratie, maar in tientallen of honderden. Elke taak is per administratie vaak klein. Over alle administraties samen telt dezelfde taak flink op.
Het gaat steeds om dezelfde taken. Denk aan bankmutaties verwerken en afletteren, inkoopfacturen boeken en terugkerende memoriaalboekingen maken. Daarnaast komen de controles, het afsluiten van perioden en de btw-aangifte. Ook de stamgegevens vragen onderhoud: relaties, IBAN's en grootboekrekeningen. En dan zijn er de vragen aan de klant.
Kijk per taak eerst wat Twinfield zelf al kan. Veel kantoren gebruiken niet alle standaardfuncties. Pas daarna is de vraag zinvol wat je aanvult.
Wat doet Twinfield zelf, en wat vul je aan?
De tabel geeft per taak een overzicht. Onder de tabel lichten we elke taak kort toe.
| Taak | Wat Twinfield zelf doet | Wat je kunt aanvullen | Waar een mens nodig blijft |
|---|---|---|---|
| Bankmutaties verwerken en afletteren | Bankkoppeling, automatische toewijzing aan openstaande posten, bankboekingsinstructies, afletteren in bulk met automatische herkenning | De restpost: vrije omschrijvingen, verzamelbetalingen met een klein verschil, over alle administraties tegelijk | Een betaling zonder herkenbare relatie, een keuze over afboeken |
| Inkoopfacturen boeken | Invoer in het inkoopdagboek. Het lezen van pdf-facturen gebeurt in een apart scanpakket dat met Twinfield koppelt. | Facturen ophalen uit de mailbox, grootboek en btw voorstellen op basis van eerdere boekingen, controle op dubbele facturen | Btw-beoordeling, privékosten, een afwijkend IBAN |
| Memoriaal en terugkerende boekingen | Afschrijvingen in de module Vaste Activa, boekingen importeren uit een bestand | Vaste maandboekingen per klant als concept klaarzetten, een loonjournaalpost uit Nmbrs overnemen | Inschatting van overlopende posten en correcties |
| Controles en afsluiten | Administratieoverzicht, perioden afsluiten, boekingsinstructies in de jaarafsluiting | Vaste controles over alle administraties, met een lijst van wat aandacht vraagt | Beoordeling van een afwijking |
| Vragen aan de klant | Overzicht vraagposten bij het afletteren, om met de klant te delen | Per klant één lijst met alle open vragen over onbekende mutaties en ontbrekende facturen, klaar om via Outlook te versturen | De toon richting de klant, de beoordeling van het antwoord |
| Btw-aangifte voorbereiden | Elektronische aangifte op basis van de btw-codes in de boekingen, verzending naar de Belastingdienst, suppleties | Controle vooraf op ontbrekende of afwijkende btw-codes en op conceptboekingen | Verlegde btw, gemengd gebruik, akkoord en versturen |
| Stamgegevens | Sjabloonadministratie, export en import via Excel, ontbrekende IBAN's aanvullen bij de bankverwerking | Controle op dubbele relaties, relaties zonder IBAN en afwijkingen in het rekeningschema | De beslissing bij twijfel over een dubbele relatie |
Bankmutaties verwerken en afletteren
Hier doet Twinfield zelf het meeste werk. De bankkoppeling haalt de bankmutaties op. De automatische toewijzing stelt per mutatie een openstaande post voor. Bankboekingsinstructies leggen vast hoe Twinfield een terugkerende mutatie boekt, bijvoorbeeld creditcardkosten. Wat overblijft, staat in een lijst met mutaties die aandacht vragen. Die restpost is per administratie klein, maar over veel administraties samen is die groot.
Hoe dit precies werkt en waar het vastloopt, lees je in bankmutaties in Twinfield verwerken en afletteren.
Inkoopfacturen boeken
Het lezen van een pdf-factuur gebeurt niet in Twinfield zelf. Daarvoor gebruik je een apart scan- en herkenpakket dat met Twinfield koppelt. Er is een pakket van dezelfde leverancier als Twinfield. Dat pakket haalt de leveranciersgegevens uit Twinfield en herkent factuurnummer, datum en bedrag. Het stelt een boeking voor op basis van opgeslagen boekingsregels. Andere kantoren gebruiken Zenvoices of Lyanthe.
Het lezen is zelden het probleem. Het coderen kost de tijd: welke grootboekrekening, welke btw-code, welke kostenplaats. Een vaste regel per leverancier werkt, tot dezelfde leverancier iets anders levert. AI kijkt naar eerdere boekingen in dezelfde administratie en doet een voorstel. Het geeft ook aan hoe zeker het voorstel is. Twijfelt de AI, dan beslist een medewerker.
Komt een factuur als e-factuur via Peppol binnen, dan hoeft niemand die te lezen. Het coderen blijft wel nodig. Meer hierover lees je in inkoopfacturen verwerken en op de pagina factuurverwerking automatiseren.
Memoriaal en terugkerende boekingen
Afschrijvingen hoeven niet in Excel. De module Vaste Activa in Twinfield boekt afschrijvingen, aankopen, verkopen en boekresultaten automatisch (25 tips voor Twinfield). Andere boekingen kun je vanuit Excel in Twinfield importeren (Twinfield-checklist voor de jaarafsluiting).
Daarna blijft er werk over dat per klant net anders is. Denk aan een vaste huurtoerekening, een maandelijkse loonjournaalpost of een vooruitbetaalde verzekering. Extra software kan die boekingen elke maand als concept klaarzetten. De medewerker controleert en maakt ze definitief.
Controles en afsluiten
Twinfield heeft een administratieoverzicht. Daarin sorteer je bijvoorbeeld op het aantal bankafschriften dat nog te verwerken is. Een omgevingsbeheerder ziet in de Bankhistorie of alle imports van bankafschriften gelukt zijn. Perioden die klaar zijn, sluit je af onder Instellingen > Administratie-instellingen > Perioden. Bij de jaarafsluiting maken boekingsinstructies de boekingen die elk jaar hetzelfde zijn, zoals het leegboeken van de btw-rekeningen. Je kunt die instructies vanuit een sjabloonadministratie verspreiden naar administraties van hetzelfde soort (Twinfield-blog over de jaarafsluiting).
Wat ontbreekt, is een vaste set controles over alle administraties. Komen de bankafschriften van elke administratie nog binnen? Staan er nog conceptboekingen in een periode die je wilt afsluiten? Zijn er oude openstaande posten? Is het saldo van een tussenrekening niet nul? Extra software stelt deze vragen elke week over alle administraties, en je team krijgt één lijst in plaats van tientallen rapporten.
Vragen aan de klant
Bij veel mutaties is de vraag niet waar ze horen, maar wat ze zijn. Dan heb je de klant nodig. Twinfield maakt bij het afletteren een overzicht vraagposten, dat je met de klant deelt (functie Afletteren). Het werk zit daarna in het opvolgen: mailen, nabellen en antwoorden verwerken. De mutatie is snel gevonden. Op het antwoord van de klant wacht je vaak langer.
Extra software zet per klant één lijst klaar met alle open vragen, over onbekende mutaties en ontbrekende facturen. Je verstuurt die lijst via Outlook. Een medewerker bepaalt de toon richting de klant en beoordeelt het antwoord.
Btw-aangifte voorbereiden
Twinfield maakt de elektronische aangifte uit de boekingen met een btw-code. Twinfield verstuurt de aangifte naar de Belastingdienst en maakt zo nodig een suppletie. Per administratie stel je in of conceptboekingen meetellen (Twinfield-blog over de btw-aangifte).
De aangifte is zo goed als de boekingen eronder. Een boeking zonder btw-code komt niet in de aangifte. Een controle vooraf zoekt boekingen met een ontbrekende of ongebruikelijke btw-code en conceptboekingen die nog openstaan. Zo zie je het probleem vóór het versturen, niet bij de volgende suppletie.
Stamgegevens
Een sjabloonadministratie is de basis. Een nieuwe administratie neemt de instellingen uit het sjabloon over, zoals de periode-indeling, de btw-rechten en de boekingsinstructies voor de jaarafsluiting. Wil je veel relaties tegelijk wijzigen, dan exporteer je de stamgegevens naar Excel, pas je ze aan en importeer je ze weer.
Na een paar jaar lopen administraties toch uit elkaar. Een extra grootboekrekening hier, een debiteur zonder IBAN daar. Twinfield vult een ontbrekend IBAN zelf aan bij de verwerking van de bankmutaties (functie Afletteren). Een relatie zonder bankmutatie blijft zonder IBAN. Een controle over alle administraties vindt de overige verschillen. Dat helpt ook de automatische toewijzing, want die werkt beter met een juist IBAN bij elke relatie.
Wanneer heb je geen extra software nodig?
Niet elk kantoor heeft extra software nodig. Werk je met een klein aantal administraties en loopt de lijst met mutaties die aandacht vragen elke week leeg? Dan levert extra software weinig op.
Kijk eerst of je de standaardfuncties goed gebruikt. Staat de bankkoppeling aan bij elke administratie? Zijn de bankboekingsinstructies bijgewerkt? Gebruik je een sjabloonadministratie en de boekingsinstructies voor de jaarafsluiting? Boek je afschrijvingen in de module Vaste Activa? Vaak levert het opschonen van de inrichting meer op dan extra software.
Extra software wordt zinvol als het werk vooral in de uitzonderingen zit, en als die uitzonderingen over veel administraties verspreid zijn. Dan is het probleem niet meer de functie, maar het overzicht.
Hoe begin je met automatiseren in Twinfield?
Begin bij je eigen werk, niet bij de software. Doe het in deze volgorde:
- Schrijf per taak op hoeveel tijd je team er per maand aan besteedt.
- Controleer per taak of je de standaardfuncties van Twinfield gebruikt.
- Zet die standaardfuncties eerst goed in je sjabloonadministratie.
- Kies één taak waar na stap 3 nog veel handwerk overblijft.
- Spreek af welke gevallen de software zelf verwerkt en welke naar een medewerker gaan.
- Test op een paar administraties en vergelijk de uitkomst met het handwerk.
- Breid daarna uit naar meer administraties.
Een typisch voorbeeld: een kantoor begint met de restpost van het afletteren. Na een paar maanden komt de controle vóór de btw-aangifte erbij. Zo groeit de automatisering mee met wat het team vertrouwt.
Welke valkuilen zie je bij automatiseren in Twinfield?
- Automatiseren op een rommelige inrichting. Verschillende rekeningschema's en ontbrekende IBAN's maken elke automatisering zwakker. Ruim eerst de stamgegevens op.
- Alles tegelijk willen. Een project met zes taken tegelijk komt zelden af. Kies één taak en maak die goed af.
- Geen afspraak over twijfelgevallen. Zonder grens boekt de software te veel zelf, of juist te weinig. Leg vast wanneer een medewerker beslist.
- Twee routes voor hetzelfde werk. Een koppeling en een medewerker boeken dezelfde factuur. Kies per taak en per administratie één route.
- Niet kunnen terugzien wat er gebeurde. Zonder logboek weet niemand waarom een boeking er staat. Vraag per boeking om de bron en de reden.
- Boeken in een periode met een verstuurde aangifte. Een correctie in die periode maakt een verschil met de aangifte. Laat extra software alleen boeken in open perioden, of laat die de boeking als concept klaarzetten.
Let op: een koppeling heeft toegang tot de administraties van je klanten. Geef de koppeling alleen de rechten die nodig zijn, en controleer waar de gegevens staan.
Ga je in gesprek met een leverancier, gebruik dan de vragen uit een AI-leverancier kiezen. Koppel je Twinfield ook met AFAS, lees dan AFAS koppelen met Exact Online of Twinfield. Een breder overzicht staat in wat kun je automatiseren op een administratiekantoor?
Hoe helpt Cornerstone hierbij?
We bouwen verder op Twinfield en koppelen via de officiële API. Je team blijft werken in Twinfield. Volledig automatisch waar het kan, een mens erbij waar het moet. Onze software draait dagelijks bij 80+ kantoren. We testen de automatisering eerst op de administraties van je kantoor. Na de start houden we de software bij, ook als een pakket verandert.
Elke stap staat in een audit trail. De data blijft in de EU. We trainen geen AI-modellen op klantdata. Een verwerkersovereenkomst is standaard. Lees meer over Twinfield automatiseren.