Cornerstone
Kort antwoord: Afletteren is het koppelen van een betaling aan de openstaande factuur waar die bij hoort. Exact Online lettert bankmutaties automatisch af in twee stappen. Eerst wijst het pakket de mutatie toe aan een relatie, bijvoorbeeld via een toewijzingsregel of het bankrekeningnummer. Daarna zoekt het een openstaande post van die relatie, op SEPA-kenmerk, betalingsreferentie, Onze ref., datum en bedrag. Met Slim Toewijzen verwerkt Exact Online ook deelbetalingen en kleine verschillen. Voor de mutaties die daarna overblijven, kan AI een voorstel doen dat een medewerker controleert.
Wat is afletteren in Exact Online?
Afletteren is het koppelen van een betaling aan de openstaande factuur waar die bij hoort. Een bankmutatie komt binnen via de bankkoppeling of een geïmporteerd bankbestand. Exact Online zet die mutatie tegenover een openstaande post van een debiteur of crediteur. Na volledig afletteren staat de factuur niet meer open. Bij een deelbetaling blijft het restbedrag openstaan.
Voor een administratiekantoor is dit routinewerk met veel volume. Elke klantadministratie heeft eigen bankmutaties, eigen relaties en eigen gewoontes. Hoe beter het automatisch afletteren werkt, hoe minder mutaties je team met de hand moet zoeken. Wil je eerst een breder beeld van wat je kunt automatiseren? Lees dan wat je kunt automatiseren op een administratiekantoor.
Hoe lettert Exact Online automatisch af?
Exact Online werkt in twee stappen. In stap 1 wijst het pakket de mutatie toe aan een relatie. In stap 2 zoekt het binnen de openstaande posten van die relatie een passende post. Automatisch afletteren vraagt Exact Online Boekhouden Essentials of hoger.
Stap 1: de mutatie toewijzen aan een relatie
Exact Online gebruikt hiervoor deze gegevens, in deze volgorde:
- De toewijzingsregels die je zelf hebt ingesteld.
- De bankrekeningnummers die bij de relatie zijn vastgelegd.
- De bankrekeningnummers uit eerdere transacties van de relatie.
- De volledige naam van de relatie.
Stap 2: een openstaande post zoeken
Daarna vergelijkt Exact Online de mutatie met de openstaande posten van de toegewezen relatie. Het pakket probeert acht aanwijzingen, in de volgorde van de tabel.
| Stap | Aanwijzing | Wanneer lettert Exact Online af? |
|---|---|---|
| 1 | SEPA-kenmerk (eind-tot-eind-identificatie) | Het SEPA-kenmerk komt overeen. Meerdere posten mogen, als hun totaal gelijk is aan het bedrag op het afschrift. |
| 2 | Betalingsreferentie en bedrag | Precies één openstaande post heeft deze betalingsreferentie en dit bedrag. |
| 3 | Onze ref. en bedrag | Precies één openstaande post heeft deze Onze ref. en dit bedrag. |
| 4 | Boekdatum en bedrag | Precies één openstaande post heeft deze boekdatum en dit bedrag. |
| 5 | Betalingsreferentie | De betalingsreferentie komt overeen. Meerdere posten mogen, als hun totaal gelijk is aan het bedrag op het afschrift. |
| 6 | Onze ref. | Onze ref. komt overeen. Meerdere posten mogen, als hun totaal gelijk is aan het bedrag op het afschrift. |
| 7 | Datum | De datum komt overeen. Meerdere posten mogen, als hun totaal gelijk is aan het bedrag op het afschrift. |
| 8 | Alleen het bedrag | Het bedrag komt overeen en de mutatie is al aan een relatie toegewezen. |
SEPA-kenmerk en betalingsreferentie
Het SEPA-kenmerk is de eind-tot-eind-identificatie. De opdrachtgever geeft dit kenmerk mee aan een SEPA-overboeking of SEPA-incasso. Banken geven het kenmerk ongewijzigd door tot op het afschrift. Maakt Exact Online de betaling of incasso zelf aan, dan zet Exact Online er een eigen sleutel in. Op het afschrift herkent Exact Online die sleutel later weer.
Bij een gewone overboeking door een klant is het SEPA-kenmerk vaak leeg ("NOTPROVIDED"). Het SEPA-kenmerk helpt dus vooral bij je eigen betaalbatches en incasso's. Bij betalingen van klanten is de betalingsreferentie belangrijker. Dat is het factuurnummer of kenmerk dat de klant bij de betaling meegeeft.
Met de instelling Referenties prioriteren zoekt Exact Online eerst op SEPA-kenmerk, betalingsreferentie en Onze ref. in alle openstaande posten, niet alleen bij één relatie. Je vindt die instelling onder Instellingen > Financieel > Banktransacties afletteren > Volgorde afletteren.
Slim Toewijzen
Zonder Slim Toewijzen moet het bedrag precies kloppen. Met Slim Toewijzen kan Exact Online ook deelbetalingen automatisch afletteren. Het pakket boekt dan kleine verschillen af, tot de Afboekingslimiet van Slim Afletteren. Die afboekingslimiet stel je in bij de koppelingen met grootboekrekeningen, bij de rekening Betalingsverschil verkoop of Betalingsverschil inkoop.
Exact Online voegt regelmatig nieuwe functies toe voor het verwerken van bankmutaties. Kijk daarom eerst welke functies je kantoor al gebruikt. De menunamen in dit artikel kunnen per versie iets verschillen. Lees ook de uitleg over automatisch afletteren op de helppagina's van Exact Online.
Hoe stel je een toewijzingsregel in?
Een toewijzingsregel vertelt Exact Online bij welke relatie of grootboekrekening een mutatie hoort. Dit werkt goed voor vaste patronen, zoals een maandelijkse huur of terugkerende bankkosten.
Let op: een regel werkt alleen als álle woorden uit het veld Woorden op het afschrift staan. Kies daarom korte, vaste woorden. Wil je dat de regel ook aflettert? Kies dan alleen een relatie, of een relatie met haar debiteuren- of crediteurenrekening. Kies je een kosten- of opbrengstrekening, dan boekt Exact Online de mutatie direct op die rekening en lettert het niets af.
- Ga naar Financieel > Bank en kas > Afschriften > Toewijzingsregels.
- Klik op Nieuw.
- Vul het veld Bankrekening in, het veld Woorden, of allebei.
- Kies onder Toewijzen een relatie, een grootboekrekening of allebei.
- Sla de regel op met Bewaren + Nieuw.
- Ga naar Financieel > Bank en kas > Afschriften > Af te handelen.
- Klik op Automatisch.
De knop Automatisch start het automatisch toewijzen en afletteren voor alle mutaties die nog niet zijn afgeletterd. In het overzicht Af te handelen zie je daarna welke mutaties zijn afgeletterd en welke nog openstaan. Bij een afgeletterde mutatie geeft het informatie-icoon extra uitleg over de match.
Waarom blijven bankmutaties toch liggen?
Exact Online zoekt op vaste aanwijzingen. In de praktijk betalen klanten en leveranciers niet altijd netjes. Dit zijn zeven veelvoorkomende valkuilen.
| Valkuil | Waarom Exact Online niet aflettert | Oplossing |
|---|---|---|
| Deelbetaling | Het bedrag is lager dan de factuur en Slim Toewijzen staat uit. | Zet Slim Toewijzen aan, of letter de betaling met de hand af. |
| Verzamelbetaling | Het totaal klopt niet, of er zit een creditnota tussen. | Verdeel het bedrag met de hand over de facturen. |
| Afwijkende omschrijving | Geen herkenbare betalingsreferentie of een andere betaler. | Wijs de mutatie met de hand toe aan de juiste relatie. |
| Ontbrekende betalingsreferentie | Exact Online kan alleen nog zoeken op datum en bedrag. | Zet de betalingsreferentie duidelijk op de factuur. |
| Te brede toewijzingsregel | De regel vangt mutaties die er niet bij horen. | Controleer en schoon je regels regelmatig op. |
| Klein betalingsverschil | Het verschil is groter dan de afboekingslimiet, of Slim Toewijzen staat uit. | Stel een afboekingslimiet in, of boek het verschil met de hand af. |
| Batch buiten Exact Online | Het afschrift toont één totaalbedrag zonder sleutel van Exact Online. | Verdeel het totaalbedrag met de hand over de posten. |
Deelbetalingen
Een klant betaalt 500 euro van een factuur van 1.200 euro. Met Slim Toewijzen kan Exact Online zo'n deelbetaling automatisch afletteren. Zonder Slim Toewijzen lettert een medewerker de betaling met de hand af op de factuur. In beide gevallen blijft het restbedrag van 700 euro openstaan.
Verzamelbetalingen
Een klant betaalt drie facturen in één overboeking. Exact Online kan meerdere posten samen afletteren, maar alleen als het totaal precies klopt. Ontbreekt er één factuur, of zit er een creditnota tussen, dan blijft de mutatie liggen. Een medewerker verdeelt het bedrag dan met de hand over de facturen.
Betaalbatches en incassobatches
Een betaalbatch of incassobatch die je in Exact Online maakt, krijgt een eigen sleutel van Exact Online. Op het afschrift vindt Exact Online de posten weer op die sleutel. Exact Online lettert incassobatches zo automatisch af. Maak je de batch buiten Exact Online, of voer je het afschrift met de hand in? Dan verdeel je het totaalbedrag met de hand over de posten.
Ook storneringen en uitbetalingen van betaalproviders vragen in de praktijk vaak handwerk. Zo'n uitbetaling bevat meestal meerdere posten in één bedrag. Spreek per klantadministratie af hoe je team die mutaties verwerkt.
Afwijkende omschrijvingen
Een klant zet "factuur maart" in de omschrijving, of een eigen inkoopnummer. Exact Online herkent daarin geen betalingsreferentie. Ook een andere betaler geeft problemen, bijvoorbeeld een holding die betaalt voor een werkmaatschappij. De toewijzing aan de relatie mislukt dan al in stap 1.
Ontbrekende betalingsreferenties
Bij betalingen van klanten is de betalingsreferentie de sterkste aanwijzing voor afletteren. Veel betalers typen de betalingsreferentie over, met een tikfout of zonder voorloopnullen. Andere betalers laten de betalingsreferentie weg. Exact Online zoekt dan nog op boekdatum en bedrag, en als laatste op alleen het bedrag. Dat werkt slecht als een relatie meerdere facturen met hetzelfde bedrag heeft.
Werk je met e-facturen? Lees dan meer over e-facturatie en Peppol voor administratiekantoren.
Toewijzingsregels die te breed zijn
Een toewijzingsregel met een algemeen woord, zoals "betaling", vangt mutaties die er niet bij horen. Die mutaties komen dan op de verkeerde relatie of grootboekrekening. Bij een regel met een kostenrekening zie je die fout niet in de openstaande mutaties. De mutatie is dan al geboekt. Controleer daarom regelmatig welke regels je hebt. Verwijder regels die niemand meer begrijpt.
Kleine betalingsverschillen
Een klant betaalt 999,50 euro op een factuur van 1.000 euro, of de bank houdt kosten in. Met Slim Toewijzen boekt Exact Online zo'n verschil automatisch af, tot de afboekingslimiet. Is het verschil groter, of staat Slim Toewijzen uit, dan blijft de mutatie liggen. Een medewerker boekt het verschil dan met de hand af op een rekening voor betalingsverschillen.
Hoe maak je afletteren ongedaan?
Soms is een mutatie op de verkeerde post afgeletterd. Voor een debiteur maak je dat zo ongedaan.
Let op: je kunt afletteren niet ongedaan maken voor mutaties die in een definitieve btw-aangifte staan. Corrigeer de fout dan met een nieuwe boeking.
- Ga naar Verkoop > Openstaande posten > Openstaande posten > Overzicht.
- Klik op Afletteren.
- Zet het filter op Afgeletterd.
- Selecteer de afgeletterde post.
- Klik op Ongedaan maken.
Wat doet AI met de restgroep?
Met toewijzingsregels en Slim Toewijzen verwerkt Exact Online al veel standaardgevallen. Gebruik die functies daarom eerst. AI is nuttig voor de mutaties die daarna overblijven. De software leest de mutatie zoals een medewerker dat doet: omschrijving, naam, bedrag, datum en de openstaande posten. Daarna zoekt de software de meest waarschijnlijke match.
Dit zijn typische gevallen waarbij AI helpt:
- Een factuurnummer met een tikfout of in een ander formaat herkennen.
- Een rommelige omschrijving lezen, zoals "factuur maart" of een eigen inkoopnummer.
- Een betaling van een holding herkennen als betaling voor de facturen van de werkmaatschappij.
- Kiezen tussen meerdere openstaande posten die bij de betaling kunnen horen.
- Een verzamelbetaling verdelen over de combinatie van facturen die het bedrag verklaart.
- Voor een mutatie zonder factuur een grootboekrekening voorstellen.
AI geeft geen zekerheid zoals een vaste regel dat doet. Daarom werken we met twee uitkomsten. Is de match duidelijk, dan lettert de software de mutatie af. Twijfelt de software, dan krijgt een medewerker een voorstel met de reden erbij. Volledig automatisch waar het kan, een mens erbij waar het moet.
Een audit trail legt vast wat de software heeft gedaan en waarom. Zo kun je elke match later controleren. Gebruik je AI met klantgegevens, dan gelden ook regels uit de AVG. Lees daarover of een accountantskantoor AI mag gebruiken met klantgegevens.
Hoe helpt Cornerstone hierbij?
We vervangen de functies van Exact Online niet. We vullen ze aan voor de mutaties die na toewijzingsregels en Slim Toewijzen overblijven. Je team blijft in Exact Online werken. Lees meer over Exact Online automatiseren. Werk je ook in Twinfield? Lees dan hoe je bankmutaties automatisch verwerkt in Twinfield.
Voor je klantgegevens gelden vaste afspraken:
- Data blijft in de EU.
- We trainen niet op klantdata.
- Een verwerkersovereenkomst is standaard.