Cornerstone
Kort antwoord: Een directe koppeling (connector) tussen Power BI en AFAS of Exact Online is genoeg voor één bron, een paar administraties en alleen actuele cijfers. AFAS levert hiervoor BI-modellen met Power BI-sjablonen. Exact Online heeft een Premium-connector, die in preview is en een Premium-abonnement vraagt. Een datawarehouse, bijvoorbeeld in Azure SQL of Microsoft Fabric, is beter bij meerdere bronnen, veel klantadministraties of standen uit het verleden. Het datawarehouse haalt de data één keer op, controleert die en houdt rekening met de API-limieten.
Wat is het verschil tussen een connector en een datawarehouse?
Bij een directe koppeling (connector) haalt Power BI de data zelf uit het pakket. Dat gaat via een connector of via de API van het pakket. Elk rapport bepaalt zelf welke data het ophaalt en hoe het die berekent.
Bij een datawarehouse staat er een database tussen het pakket en het dashboard. De laadstap haalt de data op een vast moment uit AFAS of Exact Online en zet die in de database. Daar controleren en combineren we de data. Power BI, Excel of een maatwerkdashboard leest daarna alleen uit het datawarehouse. Lees meer in Wat is een datawarehouse voor een accountantskantoor?
Wat biedt AFAS standaard voor Power BI?
AFAS heeft een eigen Power BI-koppeling. AFAS zet de data via BI-modellen klaar in een aparte datalaag. Power BI leest die datalaag via een OData-connector. AFAS levert kant-en-klare BI-modellen met bijbehorende Power BI-sjablonen. Je kopieert een model, opent het sjabloon in Power BI en vult de feed en een token in.
Let op twee punten. AFAS ververst de datalaag volgens de eigen handleiding over Power BI maximaal twee keer per dag. Plan de verversing in Power BI na het moment waarop AFAS de datalaag ververst.
Wil je vaker verversen, dan heb je GetConnectors nodig: de gewone API-koppelingen van AFAS. Volgens AFAS zijn die alleen nodig bij verversen vaker dan eens per tien uur. GetConnectors kunnen dan prestatieproblemen geven. Ze kunnen ook het fair-usebeleid van de API overschrijden. Zie de AFAS-pagina over de OData-connector.
Wat biedt Exact Online standaard voor Power BI?
Microsoft beschrijft in de documentatie de Exact Online Premium-connector. Exact Online levert en beheert die connector zelf. De connector staat in preview. Je hebt er een Exact Online Premium-abonnement voor nodig.
De connector vraagt ook wat installatie. Je zet je IP-adres op de toegangslijst voor Power BI in Exact Online. Voor automatisch verversen heb je een gateway nodig: een programma op een computer die altijd aanstaat. Op die computer moet ook ODBC Driver 18 van Microsoft staan. Exact Online biedt ook sjablonen voor Power BI aan, in het menu Microsoft Office 365. Werk je voor veel klanten, controleer dan per administratie of het abonnement de connector bevat.
Heb je geen Premium-abonnement, dan blijft de API van Exact Online over. Die API werkt met tokens die snel verlopen. Power BI kan die tokens niet standaard vernieuwen bij een geplande verversing. Daarvoor is maatwerk nodig.
Welke limieten gelden voor AFAS, Exact Online en Power BI?
Limieten zijn vaak de reden om voor een datawarehouse te kiezen. Bij veel klantadministraties merk je vooral dat een verversing lang duurt. Dit zijn de belangrijkste limieten.
- Exact Online API: een limiet per minuut en een limiet per dag, per app en per administratie. Boven de limiet weigert de API de aanroep. De API geeft data in pagina's terug. Bij grote administraties zijn dus veel aanroepen nodig. Zie de kennisbank van Exact Online voor de actuele limieten.
- AFAS: de datalaag voor Power BI ververst maximaal twee keer per dag. GetConnectors vallen onder het fair-usebeleid van AFAS.
- Power BI: op gedeelde capaciteit plan je maximaal acht verversingen per dag. Een verversing moet binnen twee uur klaar zijn. Met Power BI Premium, Premium Per User of een Microsoft Fabric-capaciteit zijn dat 48 verversingen per dag en maximaal vijf uur. Bron: Microsoft Learn.
Een directe koppeling haalt bij elke verversing vaak alle data opnieuw op. Power BI kan ook alleen nieuwe data verversen, maar dat werkt alleen als de bron daarop kan filteren. Bij API's lukt dat vaak niet. Een datawarehouse haalt alleen de wijzigingen op. Alle rapporten gebruiken daarna dezelfde data.
Wanneer volstaat een directe koppeling?
Een directe koppeling is een goede start als het dashboard klein en eenvoudig blijft. Dat is zo in deze situaties:
- Je gebruikt één bron, bijvoorbeeld alleen AFAS.
- Het gaat om je eigen kantoor of om een paar administraties.
- Je hebt alleen de actuele stand nodig. Je hoeft geen standen van eerdere data te bewaren, zoals de werkvoorraad van vorige maand.
- Een of twee keer per dag verversen is genoeg.
- Eén persoon bouwt en beheert de rapporten.
Voor AFAS zijn de BI-modellen met de sjablonen dan een logisch beginpunt. Voor Exact Online is de Premium-connector een optie als je dat abonnement al hebt.
Wanneer heb je een datawarehouse nodig?
Een directe koppeling schiet tekort als je meer bronnen, meer administraties of standen uit het verleden nodig hebt. De tabel vergelijkt de twee opties op de punten die voor een kantoor tellen.
| Situatie | Directe koppeling | Datawarehouse |
|---|---|---|
| Meerdere bronnen | Elk rapport combineert de data zelf. Definities lopen uiteen. | Data uit AFAS, Exact Online, Twinfield, Nmbrs of Simplicate staat op één plek, met één definitie. |
| Veel klantadministraties | Verversingen duren lang en lopen tegen de API-limieten en de tijdslimiet van Power BI aan. | De laadstap haalt alleen wijzigingen op, verspreid over de dag. |
| Historie | Boekingen blijven beschikbaar, maar een eerdere stand, zoals de werkvoorraad van vorige maand, is weg. | Je bewaart standen per dag of per maand en vergelijkt periodes. |
| Prestaties | Verversingen duren langer als de data groeit. Zware berekeningen gebeuren in elk rapport opnieuw. | Het datawarehouse rekent vooraf. Power BI ververst sneller en rapporten blijven snel. |
| Controle | Fouten in de brondata komen direct in het rapport. | Controles signaleren fouten voordat de data in een rapport komt. |
| Keuze van dashboard | Vast aan de tool waarin je de koppeling bouwt. | Power BI, Excel en een maatwerkdashboard lezen dezelfde data. |
Een typisch voorbeeld: een kantoor wil de werkvoorraad per medewerker zien over 150 administraties in Exact Online. De uren staan in AFAS. Met een directe koppeling haalt elk rapport die data steeds opnieuw op. Met een datawarehouse komt de data één keer binnen en gebruiken alle rapporten dezelfde cijfers.
Hoe kies je tussen een connector en een datawarehouse?
Schrijf eerst op welke vragen het dashboard moet beantwoorden. Beantwoord daarna deze vragen met ja of nee. Hoe vaker je ja zegt, hoe meer een datawarehouse loont.
- Komt de data uit meer dan één pakket?
- Moeten er meer dan een paar administraties in het dashboard?
- Wil je standen uit het verleden vergelijken?
- Moeten de cijfers vaker dan twee keer per dag verversen?
- Zien ook je klanten de cijfers?
- Bouwen meerdere mensen rapporten op dezelfde data?
Let op: begin je met een directe koppeling, leg dan de definities van je KPI's vast. Dan kun je later sneller overstappen naar een datawarehouse.
Welke KPI's je kiest, lees je in Welke KPI's horen op het dashboard van een accountantskantoor?
Is Power BI altijd de juiste keuze?
Nee. Power BI past goed als je team Microsoft 365 gebruikt en zelf wil filteren en doorklikken. Elke gebruiker heeft wel een licentie nodig, ook een klant die alleen kijkt. Dat geldt niet als de rapporten op een grote Fabric-capaciteit staan.
Voor een vaste maandrapportage is Excel vaak genoeg. Wil je klanten hun eigen cijfers laten zien, dan past een maatwerkdashboard vaak beter. Met een datawarehouse hoef je die keuze niet vooraf vast te leggen. Elke tool leest dezelfde gecontroleerde data.
Hoe helpt Cornerstone hierbij?
We koppelen AFAS, Exact Online en je andere pakketten aan een datawarehouse in Azure SQL of Microsoft Fabric, binnen de EU. We houden rekening met de API-limieten en verversen de data automatisch. Daarna kiezen we samen het dashboard dat past: Power BI, Excel of maatwerk. Volstaat een directe koppeling voor jouw vraag, dan zeggen we dat ook. Lees meer over dashboards voor accountantskantoren, AFAS-koppelingen en Exact Online automatiseren.