Cornerstone
Kort antwoord: De belangrijkste KPI's voor een accountantskantoor zijn werkvoorraad, voortgang van het jaarwerk, deadlines van aangiftes, uren en declarabiliteit, onderhanden werk, debiteuren en klantcijfers. De data komt uit de praktijkmanagementsoftware, de urenregistratie, de eigen boekhouding en de boekhoudpakketten van klanten. Begin met twee of drie KPI's die je echt gebruikt. Zorg dat elke KPI één vaste definitie en één bron heeft.
Wat is een goede KPI voor een kantoor?
Een KPI is een getal waarop je een beslissing neemt. Een getal dat niemand tot actie brengt, hoort niet op het dashboard. Een goede KPI heeft een eigenaar, een vaste definitie en een vaste bron. Ook spreek je af hoe vaak je ernaar kijkt.
Op een kantoor vallen de KPI's in drie groepen. De eerste groep gaat over het werk: wat ligt er en wat is af. De tweede groep gaat over geld: uren, onderhanden werk en debiteuren. De derde groep gaat over je klanten: hun omzet, marge en liquiditeit.
Welke KPI's zet je op een dashboard voor je kantoor?
De tabel geeft per KPI een overzicht. Daarna lees je per KPI meer over de valkuil.
| KPI | Wat het meet | Waar de data vandaan komt | Valkuil |
|---|---|---|---|
| Werkvoorraad | Het werk dat klaarligt, per medewerker en per administratie | Praktijkmanagementsoftware, plus open posten in het boekhoudpakket | Alleen taken tellen en niet de omvang van het werk |
| Voortgang jaarwerk | De status van elke jaarrekening en aangifte | Praktijkmanagementsoftware of een eigen statuslijst | Statussen die per medewerker iets anders betekenen |
| Deadlines en aangiftes | Welke aangiftes binnenkort klaar moeten zijn | Aangifteplanning en het inleverschema van het becon-uitstel | Alleen de wettelijke datum tonen en niet de interne datum |
| Uren en declarabiliteit | Het deel van de uren dat je op klanten schrijft, en het deel dat je echt factureert | Urenregistratie, bijvoorbeeld in Simplicate, en facturatie | Een andere noemer gebruiken dan je collega's |
| Onderhanden werk | Gewerkte uren die je nog niet hebt gefactureerd | Urenregistratie en facturatie | Uren tegen tarief tellen bij een vaste prijs |
| Debiteuren | Openstaande facturen van je kantoor en hun ouderdom | De eigen boekhouding van je kantoor | Alleen het totaal tonen en niet de ouderdom |
| Klantcijfers | Omzet, marge en liquiditeit van je klanten | Exact Online, AFAS, Twinfield, Yuki of Moneybird van de klant | Cijfers tonen van een administratie die niet bij is |
Hoe meet je de werkvoorraad?
De werkvoorraad laat zien hoeveel werk er klaarligt. Je ziet het per medewerker, per team en per administratie. Een deel van de data staat in je praktijkmanagementsoftware: het systeem waarin je klanten, opdrachten en taken beheert. Een ander deel staat in de boekhoudpakketten van je klanten. Denk aan niet-verwerkte inkoopfacturen en bankmutaties die je nog niet hebt afgeletterd.
Zet de werkvoorraad naast de beschikbare uren van het team. Dan zie je of je de piek van het jaarwerk aankunt of werk moet verschuiven.
De valkuil is dat je alleen taken telt. Tien taken van vijf minuten wegen niet op tegen één taak van een dag. Geef taken daarom een geschatte duur, of tel de achterliggende posten. Lees in bankmutaties afletteren in Exact Online waar die achterstand vaak ontstaat. Werk je met Twinfield? Lees dan bankmutaties automatisch verwerken in Twinfield.
Hoe volg je de voortgang van het jaarwerk?
Deze KPI toont per klant de status van de jaarrekening en de aangiftes. Typische statussen zijn: stukken opgevraagd, stukken compleet, in bewerking, in review, verstuurd naar de klant en afgerond. Toon ook hoe lang een dossier al in de huidige status staat. Zo zie je welke dossiers blijven hangen, bijvoorbeeld omdat de klant de stukken niet levert. De data staat in je praktijkmanagementsoftware. Soms staat die in een Excel-lijst die medewerkers met de hand bijwerken.
De valkuil zit in de definitie van de statussen. Als "in bewerking" voor de ene medewerker iets anders betekent dan voor de andere, klopt het totaal niet. Leg daarom per status vast wanneer een dossier die status krijgt. Laat het systeem de status zo veel mogelijk zelf zetten.
Hoe houd je deadlines en aangiftes in beeld?
Dit overzicht toont welke aangiftes binnenkort klaar moeten zijn. Denk aan de btw-aangiftes per tijdvak en de aangiftes inkomstenbelasting en vennootschapsbelasting. Veel kantoren gebruiken het becon-uitstel van de Belastingdienst voor fiscaal dienstverleners. Daarbij lever je de aangiftes in volgens het inleverschema.
Het inleverschema geeft per periode aan welk percentage van je aangiftes je minimaal moet hebben ingeleverd. Het dashboard zet je eigen percentage naast het percentage uit het inleverschema. Je mag het becon-uitstel alleen blijven gebruiken als je aan het inleverschema voldoet. Lees de voorwaarden op de pagina over het becon-uitstel van de Belastingdienst.
Let op: controleer het inleverschema elk jaar bij de Belastingdienst. De percentages en de voorwaarden van het becon-uitstel kunnen veranderen.
De valkuil is dat je alleen de wettelijke deadline toont. Dan zie je een probleem pas als het te laat is. Toon daarom ook je interne deadline, bijvoorbeeld de datum waarop de stukken binnen moeten zijn.
Hoe bereken je uren en declarabiliteit?
Declarabiliteit is het deel van de uren dat je op klanten schrijft. De formule is: declarabele uren ÷ geschreven uren × 100%. Sommige kantoren delen door de contracturen in plaats van de geschreven uren. De data komt uit je urenregistratie, bijvoorbeeld in Simplicate. Zet de geschreven uren ook tegenover het budget per klant. Zo zie je waar je te veel tijd in steekt.
Declarabel is nog niet gefactureerd. Meet daarom ook de realisatie: het deel van de declarabele waarde dat je echt factureert. Het verschil zijn je afboekingen. Toon afboekingen per klant en per soort opdracht. Zo zie je welke opdrachten structureel te duur uitvallen.
De valkuil is de noemer. Het ene kantoor deelt door de geschreven uren, het andere door de contracturen. Beide zijn verdedigbaar, maar je kunt ze niet vergelijken. Kies één definitie, schrijf die op en gebruik die overal. Vergelijk je uitkomst alleen met een benchmark als je weet hoe die benchmark rekent.
Wat laat het onderhanden werk zien?
Onderhanden werk is werk dat je al hebt gedaan maar nog niet hebt gefactureerd. Het laat zien hoeveel geld nog in je dossiers zit. De data komt uit de combinatie van urenregistratie en facturatie.
De valkuil is dat je alle uren tegen het uurtarief telt. Bij een vaste prijs is dat bedrag te hoog als je meer uren schrijft dan het budget. Neem afboekingen en vaste prijzen daarom mee in de berekening. Factureer je voorschotten of een vast bedrag per maand? Trek die dan af van het onderhanden werk per opdracht. Anders lijkt er meer geld in je dossiers te zitten dan er is.
Kijk ook naar de ouderdom. Oud onderhanden werk kun je vaak niet meer volledig factureren.
Waarom horen debiteuren op het dashboard?
Deze KPI toont de openstaande facturen van je eigen kantoor. De data komt uit je eigen boekhouding, bijvoorbeeld in Exact Online, AFAS of Twinfield. Je ziet welke klanten laat betalen en hoeveel geld openstaat.
De valkuil is dat je alleen het totaal toont. Een groot totaal met recente facturen is geen probleem. Een klein totaal met facturen van maanden oud is dat wel. Verdeel het bedrag daarom over ouderdomsklassen en toon per klant de oudste open factuur.
Toon ook de gemiddelde betaaltermijn in dagen. Die laat zien of klanten sneller of trager betalen dan vorig jaar. Toon facturen met een lopende incasso apart, want die betaalt de klant automatisch.
Welke klantcijfers zijn nuttig?
Klantcijfers zijn de omzet, marge en liquiditeit van je klanten. Je gebruikt ze als voorbereiding op een adviesgesprek. Ook zie je eerder welke klant in de problemen kan komen. De data komt uit de administraties van je klanten. Denk aan Exact Online, AFAS, Twinfield, Yuki en Moneybird.
De valkuil is dat je cijfers toont uit een administratie die niet bij is. Een omzet die daalt, kan ook komen door facturen die je nog niet hebt geboekt. Toon daarom bij elke klant tot welke datum je de administratie hebt verwerkt.
Hoe begin je met een KPI-dashboard?
Een dashboard met twintig grafieken gebruikt niemand. Begin klein en breid uit als het team de eerste KPI's echt gebruikt. Dit stappenplan helpt je op weg.
- Schrijf de drie vragen op die je elke week met de hand uitzoekt.
- Kies per vraag één KPI.
- Leg per KPI de definitie vast, inclusief de noemer en de periode.
- Wijs per KPI één bron en één eigenaar aan.
- Controleer de uitkomst tegen een lijst die je vertrouwt.
- Gebruik het dashboard een paar weken in je teamoverleg.
- Voeg pas daarna de volgende KPI toe.
Waarom heb je één bron van waarheid nodig?
Elk pakket rekent op zijn eigen manier. Je praktijkmanagementsoftware telt uren anders dan je facturatie. Als elk dashboard zijn eigen bron gebruikt, krijg je discussie over de cijfers in plaats van over de beslissing.
Bij klantcijfers speelt nog iets. Elk boekhoudpakket en elke klant gebruikt een eigen rekeningschema. Breng die eerst op één lijn, bijvoorbeeld met het Referentie Grootboekschema (RGS). Controleer per administratie of de koppeling met RGS compleet is.
Een datawarehouse helpt hierbij. Het haalt de data uit al je pakketten, controleert die en zet die op één plek. De definities spreek je wel zelf af. Het datawarehouse zorgt dat elk dashboard daarna dezelfde definitie gebruikt. Lees meer in wat is een datawarehouse voor een accountantskantoor. Twijfel je over de koppeling van Power BI met je pakket? Lees dan Power BI op AFAS of Exact Online: connector of datawarehouse.
Hoe helpt Cornerstone hierbij?
We koppelen je pakketten aan een datawarehouse en bouwen daarop het dashboard dat bij je kantoor past. Dat kan in Power BI, in Excel of als maatwerkdashboard. We beginnen met de vragen die je nu met de hand uitzoekt. De data blijft in de EU en we sluiten standaard een verwerkersovereenkomst. Lees meer over dashboards voor accountantskantoren.